キャパオーバーに苦しめられている二年目に捧ぐタスク管理術

たまたま身近な事例で相談を受けたので紹介。
二年目になると、おそらく任される範囲が一気に増えて、色いらやらなければいけなくなるでしょう。
そして訪れるキャパオーバーからのミス連続、もしくは、終わらず約束を破ってしまう。
そんな事態を避けるために、考え方を少し変えてみてはどうでしょう?

対応できない量の仕事を受けてしまった!

任された仕事が、結果的に自分のキャパシティを超えたとき、どうしますか?
  • 誰かに相談する。
  • 残業する。
  • スケジュールの調整をする。
  • 諦める。
  • がんばってやってみる。
こんなことが考えられると思います。
一方「任された仕事なのに、自分の作業が遅いからできていないんだ」というように、できない理由を自分の中に定義してしまうと、他の人に相談する選択肢は取りにくいのではないでしょうか。二年目くらいの場合は、自分がどこまでやれるかわからず、結果的に自分の問題にしてしまうことが多いと思います。

上長の考え

さて、今度は上長の目線で。
若手に任せた仕事は、間に合わない、品質に問題がある、やりきれない、などの可能性を織り込んで依頼しているはずです。
その上で、それぞれの状況に陥ったとき「どうやって仕事を回すのか見ている」といっても良いでしょう。
たとえば「キャパオーバーしそうなときにどうするのか」も見てみたいのでしょう。
言い換えれば「いま、あなたがキャパオーバーしているのは織り込み済み」なのです。
# たぶんね。
普通に考えて、二年目の人が、未経験の仕事を予定通りにできるとか奇跡じゃないですか。

その上で、あなたはどうすべきか?

じゃあ、どうするか。
相談する、ということが大事なんでしょうね。それも、ぎりぎりになってできませんでした、ではなく、もう少し計画的に相談することが大事。
大事なことなのでもう一度。どんなにがんばってどのみちやりきれないのであれば、先に相談してしまおう
「様々な仕事を受けたのですが、どれも予定が近く終わらせられるか自信ありません」とか。
相談を受けた上長の対応はいろいろなパターンが考えられますが、大きな問題 (根性論とか、失敗は許さないけどフォローはしないとか) のない範囲でその判断に従いましょう。
いいからやってみろ、それぞれの予定時間を考えよう、徹夜してでもやってみろ。さまざまなパターンがあると思いますが、まずは一度試してみることです。

まさかのなんのフォローもなし!どうする?

相談した、だけども、何のフォローもしてくれない、そんなことになったらどうするべきか。
そんな職場辞めちゃいましょう。# うそです、ごめんなさい。


基本的な考え方として、部下のキャパシティ管理は上長の管理範囲でしょう。
一方、上長は部下ができるといった場合、可能な限りその仕事はお願いしたいものです。

二年目でまだひとつひとつの仕事の見積が甘い場合、自分の受けられる範囲を理解せずに仕事を受けてしまうこともあるでしょう。上長がそこまで考えずに仕事を渡すこともあるでしょう。
やっぱり、大事なのは、キャパオーバーを検知して、適切に相談する、ことだと思います。

キャパオーバーを検知するには?

タスク管理ツールがそこそこ役に立ちます。

ツールはなんでも良いですが、必須の機能がひとつだけ。
期限日順にタスクを並び替えられること

具体的にどのように管理するかと言えば、以下の手順です。
  1. やらなければいけないすべてのタスクを、ひとつのタスク管理ツールに突っ込みます。
  2. 期限日は、自分が対応しなければいけない日を設定します。
  3. 出社後、期限日の昇順にタスクを並び替えます。
  4. 一週間後 (これは渡されている仕事の特性によって異なります) くらいまでのタスクに、必要時間を当て込みます。

さて、今日が期限日のタスクは何個あり、トータルの時間は何時間でしたか?
明日以降が期限日のタスクで、複数日かかるタスクは何個ありましたか。?

この時点で8時間を超えていたら、どんなに頑張っても残業必須です。というか、多くの場合見積が甘いので、当日中に終わりません。
と言う日が2-3日続くなら、上長にアラートを出したほうが良いでしょう。
渡した仕事が終わっていないのは、織り込み済みとは言え、そこそこ調整が必要なものです。

というタスク管理方法をはじめてみてはいかがでしょうか。

おわりに
二年目のはじめといえば、少しずつ仕事にも慣れてきて、急ピッチで任される範囲が広がっている時期だと思います。
この時期に、今後の仕事をする上でのベース (スキルではなく、仕事術的な観点で) を確立できると、たぶん同期よりも一歩抜きん出るのではないでしょうか。
今後、より広い範囲の仕事を任されるためにも、ぜひ、一度タスク管理を使ってみましょう。