休み方だけで一目置かれるウェブディレクター。引き継ぎが必要なシーンとやっておくべき3つのポイント

今日はほかの業界の方々からしたら、ものすごくレベルの低いことを書きます。
それは引き継ぎについてです。
退職に伴う引き継ぎとかではなく、体調不良とかで休むときのお話。
  • 仕事は一人でやるのではなく、みんなでやるものだ。
  • いろいろなリスクを考えたら属人的になってはいけない。
よく聞く話ですが、できている人ってどれだけいるのでしょうか?
体調不良で休むとき、どうやって休みますか?
  • メール一本入れて休む。
  • 電話で上長に連絡して休む。
  • 自宅で対応する、しない。
  • 進行中の仕事を引き継ぐ、引き継がない。
など、色々やり方ありますね。

ここで考えたいのが、そもそもどうあるべきか。
個人が休みをとったからと言って、プロジェクトの進行に影響が出るのはどうなのでしょう?
当然、良くないですね。

業務に穴を空けたときに大問題になるケース、ならないケース

ケース1 病院

看護師さんが休むからと言って、一日中入院患者の点滴変えないとかありえないですよね?
別の人が、きっちり対応してくれて、業務上問題が起きないように動いてくれています。

ケース2 散髪

予約していたいつも担当してもらっているお気に入りの美容師さんが、体調崩していないから今日髪を切ることをやめるということは、普通にありえますよね。
もしくは、別の美容師さんに切ってもらうとか。
これは、業務に穴が空いても、調整がつくケース。

ケース3 打ち合わせ

打ち合わせを予定していたけど、体調不良で参加できなくなった場合、相手と調整して別日にしますよね。
これも、調整がつくケース。

まとめ

どれも仕事ですが、ケースによって穴を空けても良い (って表現は微妙だけど) と、穴を空けてはいけないときがありますね。
さて、これらのことを踏まえて、どう休むべきか考えてみましょうか。

休むときに考慮すべきこと

いつでも自分の業務引き継げるようにしておく

休む場合の多くは自宅や病院などから連絡することになります。
そんなとき、会社のシステムにアクセスできるとは限りません。
電話などで「あそこを見て、そこをみて、次は……」なんてやり取りをして、抜け漏れなく業務把握できますか?
おそらく、多く場合にてできないでしょう。

これを防ぐにはシンプル。
自分の業務を誰もが把握できる状況にしておく、です。
  • タスク管理システム使っているのであれば登録
  • サイボウズやGoogleカレンダーなどを使っているのであれば共有
  • 場合によっては、紙でやることを書き出して自分の机においておく

いずれにしてもすぐに業務を引き継げる状況を常に作っておくことです。

連絡はリアルタイムに取れる方法で

これは会社によって決まりがあるかもしれません。
しかし、メールでも良いという規定があったとしても、リアルタイムに連絡が取れて、意見を交わせる方法で連絡すべきです。
よほど業務を共有できており、メールだけで伝わるという場合を除き。

電話、チャットなどを利用して、短いやりとりで合意までしっかりやってしまう。
それが大事です。
これを怠ると、本来その日一日かけて対応する予定だった業務を、引き継がれた側は、半日で対応しなくてはいけなくなるかもしれません。

しっかり休む

意外と見落としがちなのがこれ。
「○○だけは家でやります」と言う人はとても多いです。
でも、多くの場合、そんなこと望まれていません。
引き継ぎだけやって、しっかり休んで治すことが大事です。
休む期間は出来る限り最小にしてほしいですからね。

まとめ

さて、とてもレベルの低いことを書いた気もしますが、基本的なことです。
しかし、基本をできているか否かで、あなたが一目を置かれるかが決まるのです。
なぜならば、多くの人は当たり前のことを当たり前にできないから。
  • いつでも自分の業務引き継げるようにしておく
  • 連絡はリアルタイムに取れる方法で
  • しっかり休む

ひとりで仕事しているならまだしも、そうでない場合は必ず相手のいる仕事です。
常に、何が起きても問題がないように準備しておきましょう。