同じことを伝えていても全然異なる印象を与える!?コミュニケーションの重要性とその活用方法

同じ会社なのに、外注しているみたい、と感じることがあったので、せっかくなので書いてみます。

プロジェクトの問題は、プロジェクトメンバーの問題

ウェブサイトを運用していると、いろいろな問題がおきます。
起きた問題に対して、解決策を考えてどんどん良くしていくのですが、このプロセスひとつとっても、話し方だけでチームは崩壊するなぁ、と感じることがあります。

前提は、組織上は別のチーム (ディレクションチームとコーディングチームから1名ずつおか) のメンバーが参加しているプロジェクトで問題が起きたとします。
プロジェクトマネージャーは「この問題に対しては、○○チーム内でちゃんと原因特定、対策を立てること」といいます。
問題を起こした制作担当は「上長含めて相談します」と返して持ち帰りました。
# この時点で「あれっ?」って思うのはわたしだけでしょうか。
その数日後、プロジェクトマネージャーに報告があがります。
しかし、その内容がプロジェクトマネージャーが納得するものではありませんでした。
「もう一度考え直し。これでは対策になりえない。責任者である上長に説明させなさい」というわけです。

うーん、どうして同じ会社にも関わらず、こんなに他人行儀なんでしょうか。
プロジェクトで発生した問題にも関わらず、プロジェクトマネージャーは指示するだけ。
メンバーは考えはするも、再度やり直し。
同じプロジェクトをやっているのに、問題が起きた途端、組織の問題として相手に丸投げする動きに見えるのは私だけでしょうか。

仮に、プロジェクトマネージャーが「一度対策を考えてほしい。その対策をみんなでみてもう一度考えよう」と言っていたらどうでしょうか。
結果やることは変わりません、メンバーはおそらく対策を持ってくるのでしょう。
ただ、その時の心持ちはどうでしょうか。

一度報告した後のフィードバックも、「この内容だけでは、再発防止しきれないね。この内容を叩きに、メンバー全員で考え直してみようか」というコミュニケーションをとれば、メンバーも積極的に動いてくれることでしょう。


やりたいことは「対策を考えて再発防止したい」の一点です。
でも、言われた側は全く異なる印象を持つのではないでしょうか。
「やらされている仕事」と「一緒にやっている仕事」のどちらが良い結果を残すかは、自明だと思います。
この気持ちの違いは、各パフォーマンスに大きな影響を及ぼすと思っています。
困難なときであればあるほど、プロジェクトメンバーが協力しあわなければいけないはず。
日頃から、押し付け合う文化ではなく、協力し合う文化を作りたいですね。
そして、その心のもたせ方が、プロジェクトを円滑にすすめる上で、非常に重要なことだと思っています。

イエスと言ってもらうための伝え方

こっちはよりチップの話。
立場上、よく、とんでもない交渉に出向かされます。
契約上の交渉というよりも、仕様やスケジュールなどで、かなり無茶苦茶な交渉です。

相手の立場で見たときに、その方法がベストであることが伝わるようにする

  1. 妥結点を話す。
  2. 本来求めている内容を話す。
  3. 本来求めている内容が、いかに素晴らしくないかを話す。
  4. 改めて妥結点を話す。
ポイントは3番ですね。
様々な観点で、要望が素晴らしくないことをこんこんと説明します。
ただ、要望された内容を理解していることをちゃんと伝えます。
理解しているけど、その上で、こっちのほうが良いと考えている、と。

良い理由は、相手側の都合でも、自分側の都合でも良いのです。
プロジェクト目線で、最も良いということを伝えるのです。
# お金理由でも、期間理由でも、品質理由でも、後に問題残るでも、なんでも良いのです。

具体例を見ていきましょうか。
状況は、スケジュールの延期申し入れとしましょうか。
公開スケジュールを○月○日に変更させてほしい。
  • もともと、まるまるの理由から、△月△日の公開を目指していたことは知っている。延期になると、関係各所への説明が大変なことをもわかっている。
  • だから、△月△月の公開を目指していた。
  • 間に合わせるために、リソースを調達して進行していたけど、どうしても無理だった。この点は見込みが甘く申し訳ない。
  • 開発に時間のかかっている機能Aを外せば間に合わせることはできるが、目的を考慮すると意味のないものになってしまう。
  • 更に増員しても、これ以上速度をあげることはできない。
  • 個人的なこのプロジェクトへの想いもあり、意味のない施策になることは避けたいので、機能Aを外したくはない。関係各所への調整をお願いしたい。
  • なんとか調整できないものか。

って感じでしょうか。
一緒にプロジェクトをやってきたから、相手の事情は知っているはずです。
その事情を加味しても、延期せざるを得ない状況ということがわかるように伝えます。

常日頃から関係構築をしっかりと

ほとんどの場合、こういった交渉は通ります。
なぜならば、できないことはどんなに頑張ってもできないからです。
ただ、何もせずにスケジュールの変更を求めるのと、説明責任を果たした上で求めるのでは、印象が全然違います。
こういった、少しの話し方の改善でうまく行くことがあれば、どんどん取り込みたいですね。